Informace o zpracování osobních údajů

I. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

• Filip Rymel
• Trvale bytem / Místo podnikání: Břustkova 594/9, 700 30 Ostrava
• E-mail: rymelf@siteaservis.cz
• Telefon: 734 466 258

(dále jen „Správce“)

II. Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Správce zpracovává osobní údaje poskytnuté přímo subjektem údajů (nebo vzniklé při komunikaci a plnění) v rámci předsmluvního jednání, plnění smluvního vztahu nebo v souvislosti s poskytováním služeb. Jedná se zejména o následující kategorie osobních údajů:

• Adresní a identifikační údaje: jméno a příjmení, datum narození (je-li uvedeno), adresa trvalého bydliště, doručovací nebo montážní adresa, případně další identifikátory uvedené klientem.
• Údaje o podnikání / firmě: název firmy, IČO / DIČ (jsou-li sděleny), fakturační údaje a označení kontaktní osoby.
• Kontaktní údaje: telefonní číslo, e-mailová adresa a další kanály komunikace sdělené klientem.
• Platební a účetní údaje: bankovní spojení (číslo účtu / IBAN), údaje o vyúčtování a výši plnění, údaje na fakturách a daňových dokladech.
• Údaje o poptávce a zakázce: typ požadované služby, popis požadavku, termíny, stav řešení, priorita, interní poznámky ke klientovi i zakázce a další údaje potřebné k nacenění a realizaci (např. lokalita zásahu, technické požadavky, rozsah prací).
• Technické a přístupové údaje ze zakázky: údaje potřebné k nastavení a servisu sítě nebo počítače, které klient předá nebo které vzniknou při práci — zejména hesla a přístupy k Wi‑Fi, routeru, switchi nebo počítači, názvy sítí, lokální IP adresy, MAC adresy, sériová a inventární čísla zařízení, konfigurace, výsledky měření linky a související technické záznamy. Tyto údaje se používají jen k provedení zakázky a její pozdější podpoře.
• Komunikace s klientem: obsah zpráv z webu (poptávkový formulář), e-mailové a telefonické komunikace, záznamy a komentáře v interní evidenci zakázek (tikety), včetně odpovědí klienta a údajů v předmětu či těle e-mailu.
• Dokumentace a podklady: smlouvy, faktury, projektová dokumentace, fotografie z místa, technické podklady, soubory a další dokumenty předané klientem nebo vzniklé při poskytování služby, včetně údajů v nich obsažených.
• Technické údaje při použití webu: IP adresa a čas odeslání poptávkového formuláře (pro ochranu před zneužitím a zajištění bezpečnosti komunikace), běžné technické logy serveru v rozsahu nezbytném pro provoz webu.

Správce nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR (např. údaje o zdravotním stavu, rasovém či etnickém původu, politických názorech apod.), ledaže by je subjekt údajů výslovně a dobrovolně uvedl v předaných podkladech; v takovém případě jsou zpracovány pouze v rozsahu nezbytném pro vyřízení dané zakázky.

III. Právní základy a účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně v rozsahu nezbytném pro níže uvedené účely a na základě odpovídajících právních titulů:

1. Plnění smlouvy a provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy

• Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
• Účel: zpracování poptávek (včetně webu), uzavření a plnění smluvního vztahu, realizace dohodnutých služeb (datové sítě, Wi‑Fi, servis PC aj.), komunikace s klientem, vedení evidence zakázek a klientské dokumentace.

2. Splnění právních povinností Správce

• Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
• Účel: Vedení účetnictví, plnění daňových povinností a archivační povinnosti stanovené příslušnými právními předpisy (zejm. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty).

3. Ochrana oprávněných zájmů Správce

• Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Účel: ochrana právních nároků Správce, řešení případných sporů, evidence klientské komunikace a zakázek, prevence zneužití webového formuláře a zajištění bezpečnosti IT systémů Správce.

IV. Doba uchovávání osobních údajů

Správce uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k naplnění účelu jejich zpracování:

• Údaje zpracovávané pro účely plnění smlouvy (včetně evidence zakázek a komunikace) jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu běhu promlčecích lhůt stanovených občanským zákoníkem (zpravidla po dobu 3 až 10 let od ukončení smlouvy).
• Účetní a daňové doklady obsahující osobní údaje jsou uchovávány po dobu stanovenou právními předpisy, nejrozsáhleji po dobu 10 let následujících po roce, v němž došlo k plnění.
• Předané klientské dokumenty a podklady jsou uchovávány po dobu trvání smluvního vztahu a po jeho skončení budou skartovány nebo smazány bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 5 let od řádného ukončení zakázky, nedohodnou-li se strany jinak.
• Technické údaje z webového formuláře (IP adresa, čas odeslání) se uchovávají jen po dobu nezbytnou pro ochranu před zneužitím a řešení incidentů, zpravidla nejvýše několik měsíců, pokud delší uchování nevyžaduje šetření konkrétního případu.

V. Příjemci osobních údajů a předávání třetím osobám

Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám za účelem jejich komerčního využití či marketingu. K osobním údajům mohou mít přístup v nezbytném rozsahu pouze subjekty v postavení zpracovatelů, se kterými má Správce uzavřenu odpovídající smlouvu o zpracování osobních údajů:

• poskytovatelé IT služeb, cloudových úložišť a webhostingu,
• poskytovatelé účetního a daňového poradenství.

Osobní údaje nebudou předávány do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP) ani mezinárodním organizacím, ledaže by využívané cloudové či IT nástroje splňovaly podmínky stanovené v kapitole V GDPR (např. rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky).

VI. Práva subjektu údajů

Subjekt údajů má v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů následující práva garantovaná GDPR:

• Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR): Právo získat od Správce potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a právo získat přístup k těmto údajům.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR): Právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.
• Právo na výmaz (právo být zapomenut) (čl. 17 GDPR): Právo požadovat výmaz osobních údajů, pokud odpadl důvod pro jejich zpracování nebo byly zpracovány protiprávně.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR): Právo požadovat dočasné omezení zpracování v případech stanovených v GDPR.
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR): Právo získat osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR): Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů založenému na oprávněném zájmu Správce.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu: Subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (web: www.uoou.cz).

Uplatnění práv může subjekt údajů provést písemně na adresu sídla Správce nebo elektronicky na e-mailovou adresu: rymelf@siteaservis.cz.